L’utilité d’un cahier des charges

1. Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges fonctionnel permet de lister avec précision les attentes et les exigences du client. C’est un document qui contient tous les éléments permettant d’expliquer les demandes et exigences liées au projet :

C’est pourquoi, il est très utilisé dans de nombreux domaines (réalisation d’un produit, d’un projet web, d’un bâtiment, …).

Il a ainsi plusieurs fonctions :

  • Préciser et définir les objectifs et la finalité d’un projet,
  • Détailler le contexte du projet (contraintes techniques, parties prenantes, exigences particulières, charte graphique, jour de livraison, …)
  • Répertorier l’ensemble des besoins et les caractéristiques du projet
  • Identifier les contraintes, les intervenants
  • Rassembler tous les éléments pour les écrire dans un même document
  • Répartir les charges et les missions

La finalité du document est bien que les objectifs et les caractéristiques soient compris par tous dans le but que le projet aboutisse.

C’est un support qui reprend les aspects généraux et techniques et peut servir de base de travail.

2. Pourquoi les entreprises l’utilisent elles ?

Il existe 2 sortes d’utilisation pour les entreprises, l’utilisation interne et l’utilisation externe.

L’utilisation externe du cahier des charges

Un cahier des charges permet de cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel.

Le cahier des charges est un document servant à définir les critères de sélection lors d’un appel d’offre, il s’apparente à un contrat.

Il est important de le lire attentivement :

  • La sécurité (des personnes, des biens, assurances)
  • Les conditions de réalisation du projet (mise en place d’un chantier, horaires,
  • La tarification (tarifs, phases de règlements, conditions de paiement, pénalités)
  • Le planning et phasage de l’opération.
  • La répartition des missions, et des compétences requises.
  • Les critères techniques à respecter (matériaux à employer, conditions d’exécution, …).
  • Les conditions particulières (confidentialité).

L’utilisation interne du cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges est une démarche contraignante et qui peut être parfois compliquée. Elle est souvent utile car elle permet d’une part de clarifier le projet et d’autre part de communiquer autour du projet au sein de l’entreprise.

La clarification du projet en vue de rédiger le cahier des charges entraîne souvent une amélioration de définition du projet en lui-même (objectifs, caractéristiques)

Finalement, il contribue à clarifier le projet et à impliquer, voir mobiliser, un certain nombre de personnes, ce peut donc être un bon outil de management.

CE QUE L’ON SOUHAITE EVITER :

L’utilité d’un cahier des charges

 

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